INTEGRITETSPOLICY

 

1                 Cibes värnar om din personliga integritet

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Cibes Lift Group AB och dess dotterbolag (”Cibes” eller ”Bolaget”). Cibes vill med denna integritetspolicy visa hur Cibes säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. Detta eftersom din personliga integritet och ditt fortsatta förtroende är viktigt för oss.

I denna integritetspolicy informeras du om hur Cibes behandlar och använder personuppgifter om dig i din egenskap av kund, arbetssökande, besökare av vår hemsida (www.cibeslift.com) eller applikation eller i egenskap av att du representerar ett företag som i sin tur är kund, potentiell kund eller samarbetspartner till Cibes. Denna integritetspolicy beskriver också dina rättigheter och hur du kan utnyttja dina rättigheter gentemot Cibes.

Vid frågor om Cibes integritetsskydd är du alltid välkommen att kontakta Bolaget genom att skicka ett e-postmeddelande till gdpr@cibesliftgroup.com.

2                 personuppgiftsansvarig

Cibes Lift Group AB, org.nr. 556343-1484, Utmarksvägen 13, 802 91 Gävle, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och är därför ansvarig för att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning. Information om hur du kontaktar Cibes finns nedan under stycket ”Kontakt”.

Cibes har en utsedd dataskyddsansvarig-grupp (”Dataskyddsansvarig”). Dataskyddsansvarig har bland annat till uppgift att övervaka att Cibes behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du kan kontakta Dataskyddsansvarig på gdpr@cibesliftgroup.com.

3                 Vilka personuppgifter hanterar CIBES?

Personuppgifter är alla upplysningar och all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en person som är i livet. Det är uppgifter om dig och din person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, bilder av dig och IP-adress.

Med behandling avses varje typ av åtgärd som vidtas med personuppgifter såsom t.ex. insamling, lagring, användning, bearbetning och överföring av personuppgifter.

 

Kunder (privata kunder och enskilda bolag):

Cibes samlar in och lagrar följande information om dig som kund:

·      Person- och kontaktinformation, såsom namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, titel m.m.

·      Uppgifter som du som kund förmedlar till Cibes per e-post, när du är aktiv på våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.

·      Uppgifter från kundundersökningar och kundutvärderingar.

·      Betalnings- och köphistorik.

·      Betalningsinformation, såsom bankuppgifter, kontonummer, IBAN, SWIFT m.m.

·      Accessrättigheter, såsom användarnamn och lösenord till Cibes ordersystem.

·      Uppgifter om reklamationer och garantiärenden.

·      Uppgifter som du som kund förmedlar till Cibes i samband med service- eller supportärende.

·      I förekommande fall med anledning av företagsevenemang eller möten; kostpreferenser, eventuella allergier och/eller funktionsnedsättning.

·      I förekommande fall uppgifter från övervakningskameror, såsom bilder och filmer från övervakningskameror uppsatta i anslutning till Cibes lokaler.

Företagsrepresentanter för t ex kunder och samarbetspartners:

Cibes samlar in och lagrar följande information om dig i egenskap av representant för ett företag eller organisation:

·      Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel, befattning, arbetsgivare m.m.

·      Uppgifter som du som kund förmedlar till Cibes per e-post, när du är aktiv på våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.

·      Accessrättigheter, såsom användarnamn och lösenord till Cibes ordersystem.

·      I förekommande fall födelsedatum, nationalitet, bild och legitimation.

·      I förekommande fall med anledning av företagsevenemang eller möten; kostpreferenser, eventuella allergier och/eller funktionsnedsättning.

·      I förekommande fall uppgifter från övervakningskameror, såsom bilder och filmer från övervakningskameror uppsatta i anslutning till Cibes lokaler.

Dina personuppgifter samlas i regel in från det företag eller organisation som du representerar, men i förekommande fall direkt från dig genom e-postkorrespondens eller annan kommunikation, i samband med att du närvarar på våra företagsevenemang eller möten samt när du är aktiv på våra sociala medier. Cibes kan även få personuppgifter om dig från övriga bolag inom Cibes koncern och Cibes övriga samarbetspartners. Bolaget använder vidare externa informationstjänster för att, vid behov, komplettera med t ex befattnings- och kontaktinformation.

 

Potentiella kunder och företagsrepresentanter för potentiella kunder:
Cibes kan samla in och lagra följande information om dig i egenskap av att du är en potentiell kund till Cibes eller att du är företagsrepresentant på ett bolag som är potentiell kund till Cibes:

·      Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel, befattning, arbetsgivare m.m.

 

Besökare på Cibes hemsida och användare av Cibes applikationer:
Cibes samlar in följande information om dig som besöker Cibes hemsida och använder Cibes applikationer:

·      Tekniska uppgifter, såsom IP-adress, MAC-adress, URL, unik enhets-ID, nätverkets och enhetens prestanda, webbläsare, språk- och identifikationsinställningar, geografisk position, operationssystem, andra uppgifter från cookies eller liknande (enhetsinformation).

 

Rekrytering (arbetssökande hos Cibes):
Cibes samlar in följande information om dig som ansöker om tjänster i Bolaget:

·      Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel, befattning, arbetsgivare m.m.

·      Uppgifter i personligt brev och CV.

·      I förekommande fall bild.

·      Övriga uppgifter som du lämnar till oss i samband med rekrytering.

·      I förekommande fall, t ex i samband med intervju, uppgifter från övervakningskameror, såsom bilder och filmer från övervakningskameror uppsatta i anslutning till Cibes lokaler.

Personuppgifter om dig kan överlämnas till oss direkt från dig eller från bemannings-, rekryterings-, eller inhyrningsföretag som du söker arbete genom.

4                 Varför och hur länge behandlar Cibes dina personuppgifter?

För vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, vilken laglig grund vi har för respektive behandling samt lagringstid följer av tabellerna nedan.

Cibes kommer inte att lagra dina personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som personuppgifterna samlades in för eller så länge Cibes är skyldig att lagra dina personuppgifter enligt lag eller för att bevaka Cibes rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process. Därefter kommer dina personuppgifter att raderas. För närmare information om hur länge Cibes lagrar specifika personuppgifter, var vänlig ta del av tabellerna nedan eller kontakta Cibes på de kontaktuppgifter som framgår under avsnittet ”Kontakt” nedan.

 

 

Kunder (privata kunder och enskilda bolag)

 

Syfte med behandlingen

 

Laglig grund

 

Lagringstid

För att kunna administrera ditt kundförhållande med Cibes och hålla kontakten med dig för leverans av Cibes produkter, utförande av tjänster eller vid tillhandahållande av service av befintliga Cibes produkter m.m. Personnummer behandlas enbart för säker identifiering. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. Uppgifterna lagras så länge som kundförhållandet fortgår och förpliktelser under kundavtal föreligger.
Uppfylla författnings-reglerade krav, exempelvis hantering av säkerhetskrav och bokföringskrav. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser. Vissa personuppgifter kommer, i syfte att uppfylla relevant bokföringslagstiftning, att sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret, till vilken informationen hörde, avslutades.

I övrigt lagras uppgifterna under den tid som följer av lag.

Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Cibes varumärke och produkter, t ex utskick av nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial, inbjudan till Bolagets evenemang, möten och andra sammankomster m.m. Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke, sin verksamhet och sina produkter till sina kunder (intresseavvägning). Uppgifterna lagras så länge som kundförhållandet fortgår eller du valt att inte motta marknadsföring och inbjudningar från Cibes (opt-out).
För att genomföra nöjdhetsundersökningar och andra undersökningar rörande Cibes produkter och kundens köpupplevelse. Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra sitt varumärke, sina produkter och sin marknadsföring (intresseavvägning). Uppgifterna lagras så länge som kundförhållandet fortgår.
För att säkerställa betalning och analysera köphistorik i syfte att erbjuda kunder rätt produkter och marknadsföring, samt i syfte att följa upp Cibes säljares arbete, försäljning och behov av kompetensutveckling. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden.

Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att erbjuda sina kunder en relevant marknadsföring med hänsyn till kundens tidigare köp samt följa upp säljares arbete och erbjuda dessa rätt till kompetensutveckling (intresseavvägning).

Uppgifterna lagras så länge som kundförhållandet fortgår och förpliktelser under kundavtal föreligger.

 

För att kunna motta betalning från kunden vid köp av Cibes produkter, tjänster och service. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden.

 

Uppgifterna lagras så länge som kundförhållandet fortgår och förpliktelser under kundavtal föreligger.
För att i Cibes ordersystem kunna följa kundens order och kommunicera med kunden om leverans av produkt m.m. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. Uppgifterna lagras så länge som kundförhållandet fortgår och förpliktelser under kundavtal föreligger.
För att kunna bemöta och kompensera kunden vid reklamationer och garantiärenden.

För att kunna erbjuda kunden relevant service och support.

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden.

Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att erbjuda sina kunder rätt och efterfrågad service och support (intresseavvägning).

Uppgifterna lagras så länge som kundförhållandet fortgår och förpliktelser under kundavtal föreligger.

Uppgifterna lagras så länge som är nödvändigt för att Cibes ska kunna ta tillvara och bevaka Cibes rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

För att motverka och hantera inbrott i Cibes lokaler. Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att utreda brott vid inbrott i Bolagets lokaler och säkerställa den fysiska säkerheten i sina lokaler samt en trygg och säker miljö för sina anställda och besökare (intresseavvägning). Bilder och filmer från övervakningskameror lagras i upp till en månad varefter de raderas.

 

 

Företagsrepresentanter för t ex kunder och samarbetspartners:

 

Syfte med behandlingen

 

Laglig grund

 

Lagringstid

För att kunna administrera kundförhållandet eller samarbetet med det företag som du arbetar vid, t ex genom att hålla kontakten med dig för leverans av Cibes produkter, utförande av tjänster eller vid tillhandahållande av service av befintliga Cibes produkter m.m. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden eller samarbetspartnern, d.v.s. det företag som du representerar.

Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Cibes berättigade intresse av att fullgöra avtalet med kunden och administrera relationen mellan dig, eller företaget/organisationen du representerar, och Cibes (intresse-avvägning).

Uppgifterna lagras så länge som kund- eller samarbetsförhållandet med det företag som du representerar fortgår och kund-, samarbets- eller uppdragsavtal tillämpas.

Kontaktuppgifter till företagsrepresentanter lagras under den tid Cibes bedömer att uppgifterna är nödvändiga för att upprätthålla relationen med företaget/organisationen. Radering sker när Cibes får kännedom om att uppgifterna inte längre är adekvata eller relevanta för ändamålet, eller när företagsrepresentanterna så begär.

Uppfylla författnings-reglerade krav, exempelvis hantering av säkerhetskrav och bokföringskrav. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Bolagets rättsliga förpliktelser. Vissa personuppgifter kommer, i syfte att uppfylla relevant bokföringslagstiftning, att sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret, till vilken informationen hörde, avslutades.

I övrigt lagras uppgifterna under den tid som följer av lag.

Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Cibes varumärke och produkter, t ex utskick av nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial, inbjudan till Bolagets evenemang, möten och andra sammankomster m.m. Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke, sin verksamhet och sina produkter till företaget/organisationen som du representerar (intresseavvägning). Uppgifterna lagras så länge som kund- eller samarbetsförhållandet fortgår eller du valt att inte motta marknadsföring och inbjudningar från Cibes (opt-out).
För att i Cibes ordersystem kunna följa kundens order och kommunicera med kunden om leverans av produkt m.m. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden, d.v.s. det företag som du representerar. Uppgifterna lagras så länge som kund- eller samarbetsförhållandet med det företag som du representerar fortgår och kund-, samarbets- eller uppdragsavtal tillämpas.

 

 

Potentiella kunder och företagsrepresentanter för potentiella kunder:

 

Syfte med behandlingen

 

Laglig grund

 

Lagringstid

Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Cibes varumärke och produkter, t ex utskick av nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial, inbjudan till Bolagets evenemang och andra sammankomster m.m. Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att marknadsföra och utveckla sitt varumärke, sin verksamhet och sina produkter till dig som potentiell kund eller till företaget/organisationen som du representerar (intresseavvägning). Uppgifterna lagras i upp till en månad. Uppgifterna kan komma att lagras under längre tid om ett kundförhållande uppstår.

 

 

Besökare av Cibes hemsida och applikationer:

 

Syfte med behandlingen

 

Laglig grund

 

Lagringstid

För att säkerställa driften av Cibes hemsida och applikationer.

För att kunna utveckla Cibes hemsida och applikationer för att anpassa dessa bättre utifrån hur vår hemsida (www.cibeslift.com) och applikationer används.

 

Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla sin hemsida och applikation samt i syfte att attrahera fler kunder och samarbetspartners samt att publicera information om framsteg i Bolagets affärsverksamhet och produktutveckling (intresseavvägning). Uppgifter om IP-adress lagras så länge som du har Cibes applikationer installerad.

Cookies lagras så länge som din webbläsare är öppen eller för vissa sorters cookies i upp till 24 månader.

 

 

Rekrytering (arbetssökande hos Cibes):

 

Syfte med behandlingen

 

Laglig grund

 

Lagringstid

För att, i samband med rekrytering, kunna avgöra vem som är bäst lämpad för en tjänst samt att säkerställa att aktuell person har nödvändig kompetens. Behandlingen är nödvändig för Bolagets berättigade intresse av att anställa rätt personal och att säkerställa att kompetenta personer arbetar för Bolaget (intresseavvägning).

 

För att freda oss mot påstående om diskriminering

 

Cibes sparar personuppgifter som rör arbetssökandes uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocesser, under innevarande år för den senaste aktiviteten.

 

2 år och 1 månad…

5                 På vilket sätt skyddar Cibes dina personuppgifter?

Cibes skyddar dina personuppgifter från obehörig åtkomst, användning, röjande, förändring eller radering i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning genom tekniska och organisatoriska åtgärder bestående av, men inte begränsade till, fysiska kontroller, kryptering, behörighetsbegränsningar, informationssäkerhetspolicy m.m.

6                 Överföring av personuppgifter till tredje part och tredjeland

Cibes lämnar inte ut personuppgifter till tredje part, förutom i situationer då detta är ett krav som följer av en lagstadgad skyldighet eller för att fullfölja Cibes åtagande mot dig och sina kunder och samarbetspartners. Dina personuppgifter kommer inte säljas till tredje part i reklamsyfte. Av nedanstående tabell framgår situationer då dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part.

Tredje part Anledningen till att personuppgifterna lämnas ut till tredje part
Andra bolag inom Cibes koncern Centrala funktioner såsom t ex IT, visumhantering och marknadsföring sköts gemensamt inom Cibes koncern varför personuppgifter kan behöva överföras till andra bolag inom koncernen.
Leverantörer av molntjänst Cibes lagrar viss information i molntjänster, varför dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till leverantörer av sådana molntjänster.
Leverantörer, återförsäljare, installationsbolag och övriga samarbetspartners Cibes kan komma att lämna ut dina personuppgifter till olika leverantörer, återförsäljare, installationsbolag och övriga samarbetspartners till vår verksamhet. Detta sker i de fall leverantörerna, återförsäljarna, installationsbolagen eller samarbetspartnerna behöver dina personuppgifter för att kunna fullgöra sina uppdrag för Cibes.
Myndigheter Personuppgifter kan komma att överlämnas till myndigheter (även utländska myndigheter) då det krävs för att uppfylla lagenliga skyldigheter.
Avyttring För det fall Cibes avser att överlåta hela eller delar av Cibes verksamhet kan personuppgifter komma att lämnas ut till en potentiell köpare.

Cibes strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Cibes överför inte dina personuppgifter till land utanför EU/EES utöver vad som anges nedan. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Cibes att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.

Cibes använder leverantörer av programvara för produktutveckling och intern organisering, leverantörer för marknadsföringstjänster och molntjänstleverantörer som t.ex. Google och Amazon, med servrar i USA. Genom Cibes användning av nämnda leverantörers tjänster och programvaror kan dina personuppgifter komma att överföras till USA. De personuppgifter som Cibes samlar in om dig genom din användning av Cibes webbplats eller applikation kan överföras till Google i USA, genom Google Analytics och Google AdWords. Cibes har säkerställt att dina rättigheter garanteras vid överföring till USA genom leverantörernas anslutning till EU-US Privacy Shield. Mer information finns tillgänglig på www.privacyshield.gov.

7                 Sociala MEdier

Vad gäller de personuppgifter som förekommer och behandlas på sociala medier så som Facebook, Instagram och LinkedIn hänvisar vi användare till respektive tjänsts policy för information om hur de behandlar personuppgifter. Enligt Cibes är syftet med behandlingen att representanter för befintliga kunder, potentiella kunder och samarbetspartners till Cibes ska kunna interagera och ha kontakt med Cibes via sociala medier. Detta för att bidra till en god relation med kunder och samarbetspartners och för att göra Cibes kundservice och produkt lättillgänglig genom flera olika kanaler. Behandlingen är nödvändig för Cibes berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke och sina produkter till befintliga och potentiella kunder samt till samarbetspartners (intresseavvägning).

8                 dina rättigheter

Under förutsättning att Cibes är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter har du, när som helst, rätt att kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag med information om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen av dessa personuppgifter och information om varifrån dessa personuppgifter har inhämtats, samt till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Begäran om att få ta del av sådan information ska vara skriftlig och skickas till Cibes på den adress som anges nedan under stycket ”Kontakt”.

Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

Cibes kommer att på din begäran eller eget initiativ rätta, avidentifiera, komplettera eller radera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Cibes är i vissa fall skyldig att behandla dina personuppgifter trots att du har begärt att dessa ska tas bort.

Under vissa omständigheter kan du begära begränsning av fortsatt behandling av dina personuppgifter (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen är laglig) samt en rätt att invända mot behandlingen under de förutsättningar som tillämplig personuppgiftslagstiftning medger

Om du vill utöva någon av ovanstående rättigheter eller om du har några frågor angående personuppgifter som innehas av Cibes, eller frågor om denna integritetspolicy, tveka inte att kontakta Cibes (för kontaktuppgifter se stycket ”Kontakt” nedan).

Vänligen kontakta Cibes om du är missnöjd med Bolagets behandling av dina personuppgifter, så kommer Cibes att göra sitt bästa för att bemöta dina klagomål. Din integritet är väldigt viktig för Cibes, och Cibes strävar alltid efter att skydda dina personuppgifter på ett relevant och säkert sätt. Skulle Cibes ändå, enligt din mening, misslyckas i denna ambition, var vänlig notera att du också har rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen (som kommer att ändra namn till Dataskyddsmyndigheten under 2018).

9                 Cookies

Cibes använder cookiesliknande tekniker i syfte att tillhandahålla vissa funktioner på webbplatsen www.cibeslift.com samt för att förbättra vår webbplats och att leverera en bättre och mer personlig service. Informationen lagras i form av en fil innehållande krypterad inloggningsdata. Informationen används för automatisk inloggning och för att komma ihåg eventuella val av inställningar på webbplatsen.

10              länkar till andra hemsidor

På www.cibeslift.com och i Cibes applikationer kan det förekomma länkar till externa webbsidor som Cibes inte har bestämmande inflytande över. Dessa omfattas inte av denna integritetspolicy. Cibes tar inget ansvar för innehållet på de hemsidor som länkas till från www.cibeslift.com.

11              kontakt

Har du frågor om hur Cibes hanterar dina personuppgifter, eller om du vill nyttja dina rättigheter kontaktar du Cibes på gdpr@cibesliftgroup.com eller via brev på Cibes Lift Group AB, Utmarksvägen 13, 802 91 Gävle.

12              ändringar

Cibes har rätt att när som helst ändra denna integritetspolicy. Vid ändringar av denna integritetspolicy kommer Cibes att publicera den justerade integritetspolicyn på www.cibeslift.com med information om när ändringarna träder ikraft samt i övrigt på lämpligt sätt informera kunder och samarbetspartners.